{"id":8207,"date":"2018-06-14T10:57:04","date_gmt":"2018-06-14T08:57:04","guid":{"rendered":"https:\/\/www.cavalieriretail.com\/?p=1508"},"modified":"2025-06-16T08:50:32","modified_gmt":"2025-06-16T08:50:32","slug":"come-creare-un-evento-a-prova-di-gdpr","status":"publish","type":"cretail","link":"https:\/\/cavalieriretail.com\/en\/cretail\/come-creare-un-evento-a-prova-di-gdpr\/","title":{"rendered":"Come creare un evento a prova di GDPR"},"content":{"rendered":"
Fonte: Quality Travel<\/h6>\n

A partire dal 25 Maggio 2018, la General Data Protection Regulation (GDPR) ha sostituito tramite ordinanza europea la vecchia legge sulla privacy datata 1995.<\/p>\n

Chi non si adatter\u00e0 al nuovo regolamento subir\u00e0 una multa fino al 4% del fatturato e per un massimo di 20 milioni di euro.<\/p>\n

Anche il settore degli eventi aziendali dovr\u00e0 adattarsi, ma dietro ad apparenti seccature, si nascondono tesori di opportunit\u00e0.<\/p>\n

Su internet, circolano diverse informazioni e consigli a riguardo. Le pi\u00f9 complete le abbiamo trovate nell\u2019ebook presentato da\u00a0Glisser<\/a>\u00a0per conto di\u00a0Event Tech Tribe<\/a>\u00a0dal titolo \u201cPrepare Event Planner for GDPR<\/strong>\u201d, e scritto da\u00a0Paul Cook<\/strong>, Global Head di Hansal International, con alle spalle un\u2019esperienza di 20 anni nel settore eventi come scrittore, ricercatore, speaker, facilitatore, educatore, advisor e producer e attivo nell\u2019associazionismo come Presidente di Mpi Uk.<\/p>\n

Scopo dell\u2019ebook<\/a>\u00a0\u00e8 spiegare come creare un\u00a0event plan<\/strong>\u00a0per lavorare in armonia con le nuove regole del GDPR.<\/p>\n

Per semplificarne la consultazione abbiamo analizzato le varie attivit\u00e0 da svolgere nei\u00a0tre momenti principali che caratterizzano un evento<\/strong>: PRE, DURANTE e POST<\/p>\n

In appendice invece alcune info utili per garantire il rispetto della GDPR e proteggere informazioni sensibili anche\u00a0all\u2019interno dei propri uffici<\/strong>.<\/p>\n

PRE EVENTO<\/strong><\/h1>\n

Tra le attivit\u00e0 PRE evento quelle marketing per la promozione sono ovviamente le prime che vanno monitorate. Non solo per non incorrere in sanzioni, ma anche per migliorarle e renderle pi\u00f9 efficaci. Esse riguardano tanto le informazioni digitali quanto quelle raccolte da staff e collaboratori.<\/p>\n

DOWNLOAD, ISCRIZIONI E ACCREDITI<\/strong><\/h6>\n

Nella promozione di un evento si affronteranno diversi momenti in cui speaker, sposnor e possibili delegati si iscriveranno al vostro sito, acquisteranno i biglietti per il vostro evento, scaricheranno ebook, si iscriveranno a un vostro gruppo sui social network. E\u2019 importante saper gestire tutta questa massa di dati, in particolar modo\u00a0assicurandosi che i vostri utenti ricevano notifiche real time<\/strong>\u00a0una volta che vi hanno consegnato i loro dati, quindi la loro fiducia.<\/p>\n

In fase di iscrizione sar\u00e0 inoltre importante informare l\u2019utente rispetto a quanto tempo terrai i suoi dati e come essi verranno processati. Perch\u00e9 li stai chiedendo in sostanza. C\u2019\u00e8 una\u00a0regola d\u2019oro per evitare problemi: minimizzare<\/strong>. Evitate per esempio di chiedere la data di nascita se non \u00e8 strettamente necessaria.<\/p>\n

Attenzione al\u00a0sito internet dell\u2019evento<\/strong>, l\u2019hub verso il quale verranno dirottate tutte le vostre azioni di marketing. \u00c8 importante saper rispondere ad alcune domande: quanto \u00e8 sicuro? Quali test sono stati fatti e ogni quanto vengono effettuati? E\u2019 facile da hackerare? Ogni quanto vengono cambiate le password di accesso?<\/p>\n

TEAM E PARTNER<\/strong><\/h6>\n

Bisogner\u00e0 poi assicurarsi, che tutti i membri dello staff e partner tecnici abbiano piena conoscenza delle regolamentazioni imposte dal GDPR onde evitare violazioni e successive sanzioni.<\/p>\n

I documenti che condividete con loro su web e app sono protetti da password?<\/p>\n

Dovrete pertanto garantire che anche le informazioni raccolte dai vostri partner siano trattate adeguatamente. Potrebbe accadere per esempio di organizzare un\u00a0team building all\u2019insegna di attivit\u00e0 fisiche\u00a0<\/strong>e quindi potranno essere richieste informazioni di carattere medico estremamente riservate e per le quali bisogna\u00a0certificare la completa eliminazione a evento concluso<\/strong>.<\/p>\n

Tra i partner di un evento non manca mai il\u00a0catering<\/strong>. Saranno molteplici le informazioni richieste per fornire tutte le alternative alimentari necessarie. Si tratta di\u00a0informazioni assolutamente riservate<\/strong>\u00a0che possono riguardare il credo religioso, la salute o scelte personali. E\u2019 importante capire insieme alla societ\u00e0 fornitrice del servizio come questi dati verranno distrutti una volta terminato l\u2019evento.<\/p>\n

RISERVATEZZA<\/strong>\u00a0PER SPEAKER E DELEGATI<\/strong><\/h6>\n

Quando si invitano\u00a0grandi relatori<\/strong>\u00a0ai propri eventi non \u00e8 detto che quest\u2019ultimi, pur venendo a dare il loro contributo, vogliano che loro fotografie e informazioni personali vengano pubblicizzate su sito e materiali vari. Assicurarsi di avere sempre le debite autorizzazioni.<\/p>\n

Non soltanto i grandi relatori.\u00a0La privacy va garantita a tutti coloro i quali parteciperanno all\u2019evento<\/strong>. Assicurarsi in fase PRE di avere le debite autorizzazioni per tutti i dati che verranno raccolti DURANTE tramite fotografie, video e audio registrazioni, streaming.<\/p>\n

DURANTE<\/h1>\n

Nel corso dell\u2019evento potranno essere raccolti fisicamente ulteriori dati. Diventa perci\u00f2 importante assicurarsi che tutti gli attori in campo siano adeguatamente formati.<\/p>\n

Dai volontari ai collaboratori temporanei, dalle hostess agli addetti alla sicurezza fino all\u2019event manager della location, \u00e8 fondamentale che siano tutti formati e aggiornati sulla data privacy degli ospiti.<\/p>\n

WI FI, SECURITY<\/strong><\/h6>\n

Aspetto importante da tenere a mente \u00e8 l\u2019utilizzo della connessione Wi Fi. Approfondire sempre con la Venue il rapporto con il suo server provider per poter garantire la riservatezza dei dati presenti nei device degli ospiti che si connetteranno.<\/p>\n

PIATTAFORME, APP E DEVICE<\/strong><\/h6>\n

Assicurarsi inoltre che i dati raccolti tramite\u00a0App<\/strong>, non solo anagrafici ma anche quelli raccolti nei momenti di\u00a0question time<\/em>\u00a0o delle votazioni, vengano eliminati al termine dell\u2019evento.<\/p>\n

Stesso discorso per le\u00a0piattaforme<\/strong>\u00a0che digitalizzano i processi della segreteria organizzativa<\/p>\n

Attenzione anche ai dati raccolti dai vari\u00a0smartphone, tablet e PC<\/strong>\u00a0utilizzati per l\u2019evento. Assicurarsi di come, soprattutto se il materiale \u00e8 in affitto, i dati incamerati verranno smaltiti. Anche quelli che tramite device circolano sui sistemi di messaggistica e raccolta dati pi\u00f9 famosi come WhatsApp e LinkedIn o i vari cloud.<\/p>\n

DATI PRODOTTI DURANTE L\u2019EVENTO<\/strong><\/h6>\n

Bisogner\u00e0 altres\u00ec pensare a come garantire la sicurezza fisica degli spazi nella location scelta.<\/p>\n

Bisogna tutelare gli ambienti dove staff o segreteria organizzativa maneggeranno i dati. Nessuno all\u2019infuori degli autorizzati pu\u00f2 avere accesso a quella zona.<\/p>\n

In caso di raccolta di dati cartacei nel corso dell\u2019accredito bisogner\u00e0 essere poi chiari su come le informazioni verranno tutelate ed eliminate.<\/p>\n

POST<\/h1>\n

Terminato un evento, nemmeno il tempo di festeggiare e si pensa gi\u00e0 a quello successivo. Prima per\u00f2 assicurarsi che tutti i dati che voi, i vostri partner e i vostri fornitori avete raccolto siano smaltiti come programmato o trattati per i fini prestabiliti e concordati.<\/p>\n

Assicuratevi che ci\u00f2 sia fatto raccogliendo\u00a0conferma scritta<\/strong>\u00a0da archiviare.<\/p>\n

Tra le verifiche da svolgere immediatamente dopo l\u2019evento Paul Cook evidenzia l\u2019accertamento dei tempi necessari agli hotel hospitality partner, per\u00a0disfarsi delle rooming list<\/strong>.<\/p>\n

IN UFFICIO<\/h1>\n

Se la location \u00e8 la casa dell\u2019evento nei giorno della manifestazione, il vostro ufficio lo \u00e8 in tutti gli altri giorni dell\u2019anno. Quindi ecco cosa dovete fare quotidianamente per garantire la sicurezza dei dati. Valida per gli organizzatori di eventi ma un po\u2019 per tutte le aziende.<\/p>\n

CYBER SECURITY<\/strong><\/h6>\n

Assicurarsi che il vostro antivirus protegga tutte le tipologie di computer, smarthphone e altri device utilizzati per fini lavorativi in dotazione al vostro team.<\/p>\n

Nell\u2019ambito della desk policy assicurarsi che nessuno nella vostra azienda tenga memorizzati i dati di accesso a programmi e documenti riservati.<\/p>\n

Verificare con i propri fornitori in ambito tech & digital, dal vostro server provider fino al vostro webmaster, quanto e dove vengono conservati i dati raccolti, chi vi ha accesso e quale sia la loro policy in merito alla data protection.<\/p>\n

FORMAZIONE STAFF E IL DATA PROTECTION OFFICER<\/strong><\/h6>\n

E\u2019 importante che tutti in ufficio siano pienamente formati sulla GDPR. Organizzare o iscrivere i propri collaboratori a\u00a0corsi di formazione<\/strong>\u00a0a riguardo potrebbe essere una buona idea.<\/p>\n

Con il GDPR si render\u00e0 inoltre necessaria una\u00a0nuova figura professionale, quella del Data Protection Officer DPO,<\/strong>\u00a0per il cui svolgimento non sono richieste attestazioni formali o iscrizioni ad albi, ma una solida conoscenza delle normative GDPR e delle procedure operative atte a rispettarle.\u00a0Il DPO, insieme al titolare dell\u2019azienda, saranno i responsabili per eventuali falle<\/strong>. Il DPO potr\u00e0 altres\u00ec essere una personalit\u00e0 giuridica, quindi un rappresentate incaricato da una societ\u00e0 di capitali.<\/p>\n

SICUREZZA DEGLI AMBIENTI<\/strong>\u00a0<\/strong><\/h6>\n

Per garantire la sicurezza degli ambienti lavorativi l\u2019ebook invita a rispondere a queste domande;<\/p>\n

quando i membri del tuo staff lasciano il loro desk altre persone possono accedere al loro computer? Quanto spesso i codici di allarmi e accessi vengono cambiati?<\/p>\n

Avete una chiara desk policy?<\/p>\n

Quando\u00a0qualcuno entra nel tuo ufficio<\/strong>\u00a0pu\u00f2 avere accesso a informazioni riservate anche di carattere finanziario? Con gli smartphone \u00e8 molto semplice \u201crubare immagini<\/strong>\u201d in pochi secondi, quindi accertati che le info siano protette adeguatamente.<\/p>\n

INFO UTILI E TEMPISTICHE<\/strong><\/h1>\n

Seguendo questi\u00a0tips<\/em>, garantire una corretta applicazione della GDPR per il vostro evento e all\u2019interno della vostra azienda sar\u00e0 pi\u00f9 semplice.<\/p>\n

Precisiamo per\u00f2 che l\u2019ordinanza europea che ha reso attuativo dal 25 maggio il GDPR in Europa, in Italia \u00e8 stata\u00a0sospesa dal Garante per la Privacy<\/strong>\u00a0(referente giuridico Nazionale per il GDPR) almeno\u00a0fino al 21 Agosto 2018<\/strong>, anche in attesa delle valutazioni delle commissioni parlamentari.<\/p>\n

Quando per\u00f2 il decreto diventer\u00e0 attuativo<\/strong>\u00a0anche in Italia, bisogner\u00e0 tenere a mente\u00a0due tempistich<\/strong>e tra cui:<\/p>\n